Förändring skapar samhörighet och engagemang 

En förändring behöver inte vara till ondo utan det har ofta visat sig att det skapar engagemang och tillhörighet. Vi vill ju att förändringen skall leda till något bättre. Men vad är då receptet på en lyckad förändring?  

Inbjudan och lyhördhet

Genom att bjudas in och bli hörd av kollegor och chefer ökar initiativförmågan och säkerställer att en förändring inte blir till ett hot utan till något man ser fram emot. Och det är ju själva syftet med förändringen – att det leder till något bättre och att man har trygga och engagerade medarbetare.

Vad är receptet på en lyckad förändring?

Kontor som står inför en förändring av arbetssätt eller kanske rent utav en flytt av kontoret behöver vara ute i god tid innan förändringen blir realitet. Man behöver som ledning vara överens om målet med förändringen och gemensamt stå upp för detta beslut. 

Därefter behöver man identifiera vilka nyckelroller/funktioner som påverkas av förändringen. Att tillsätta olika arbetsgrupper med representanter från företaget och ibland extern kompetens är viktigt för att föra arbetet med förändringen framåt. 

Förändrat arbetssätt

Gäller förändringen ändrat arbetssätt får HR en nyckelroll men hen behöver information från dem som utför arbetet. Inte ovanligt är att man samtidigt ser över företagets tekniska lösningar som stöttar arbetet och arbetssättet och då behöver även IT involveras men även här behövs input från de som är brukare av företagets system och teknik. 

Förändring av kontoret som plats 

Gäller förändringen kontoret som plats i samband med förändrat arbetssätt behöver man ofta extern hjälp från

arkitekt/inredningsarkitekt/fastighetsägare/tekniska konsulter osv. Tillsammans drar man upp riktlinjerna för hur förändringen ska gå till men dessförinnan behöver man göra den viktiga behovsanalysen och våga vara lyhörd över åsikter och kunskap av dem som utför arbetet.

Den viktiga analysen – alla jobbar mot samma mål

Ofta vid förändringar är det viktigt att ta pulsen via olika interna enkäter och förslagslådor. Dessa enkäter ger en ganska tydlig bild av vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra. Ganska ofta gör man också mätningar på hur kontoret används över en arbetsdag, hur många som är på kontoret och var de befinner sig i lokalen. Det ger en god bild av vad som saknas i rumsliga faciliteter eller behov.

Eftersom enkätundersökningar tar tid och ofta tröttar ut personalen bör dessa vara precisa och heller inte för många i antal. Efter genomförda enkätundersökningar behöver man samlas och visa på det resultat som enkäten gett så att samsyn finns på de delar som är problematiska och behöver förändras.

Analys i nästa fas

Analysen behöver därefter komma in i nästa fas där en mindre grupp utses som ”språkrör” för resten av personalen och som genomför workshops omkring förändringen. I dessa workshops sätter man detaljer om utformning och kravspecifikationer. Resultaten av workshopen ska sedan redovisas för ledningen som då har en bra samlad bild över nuläge. Detta kan komma att ändra riktning eller färdväg mot målet.

Genomförandet 

Under tiden som det nu bearbetas till en förändring så behövs information. Att visa att man är lyhörd och omhändertagande för frågeställningar som med tiden dyker upp är en viktig aspekt i förändringsarbetet och därför är det viktigt att föra ut information kontinuerligt och tydligt. 

Med nyktra ögon

Det är inte ovanligt att det finns några som inte vill genomföra förändringen och därmed går emot de övrigas iver och förändringslusta. Genom att förklara varför och hur kommer man ofta ganska långt. Men man ska också vara medveten om att det inte alltid går att övertyga alla. När förändringen är genomförd är det viktigt att evaluera och se med nyktra ögon på hur det blev, har man kommit i mål och är det något som behöver justeras? En förändring är just som namnet anger något som pågår och kan utvecklas.

Att systematiskt följa sin plan och låta saker ta tid säkerställer att förändringen blir varaktig och lyckad.

Att tänka på

• Gott om tid
• Tydligt förmedlad målbild
• Rätt nyckelpersoner/rätt kompetens 
• Analys och lyhördhet
• Stanna upp, sammanfatta och korrigera målbild
• Informera och bearbeta