Arbetsplatsförändring ligger i tiden 

Vilka behov styr det ”nya normala” kontoret nu när covidrestriktioner upphört? Många är eniga om att kontorens utformning behöver förändra sig för att möta de nya behoven som uppstått. 

Det nya normala

Nu när Covidrestriktioner upphört förväntas kontoren att återgå till normalt arbetssätt med full bemanning, men vad är det man återkommer till och vilka behov styr det ”nya normala” kontoret? Många är eniga om att kontorens utformning behöver förändra sig för att möta de nya behoven som uppstått och för att åter bli den naturliga knutpunkten i arbetet igen.

Fungerar för de flesta anställda

Ett förändrat arbetssätt där hemarbetet har visa sig fungera okey för de flesta, det visar de flesta medarbetarundersökningar, på frågan om hur många dagar man önskar arbeta från kontoret, att anställda önskar fortsatt möjlighet till hemarbete 2–3 dagar/vecka. Som anställd har man bevisat både för sig själv och sin arbetsgivare att man kan arbeta lika effektivt från hemmet som från kontoret. Dessutom har man fått ihop sitt privata liv på ett mer humant vis. 

Arbetsgivarna ger ett annat svar

Samma fråga ställd till arbetsgivare ger ett annat svar. Som arbetsgivare behöver man samla kompetensen och bibehålla gruppdynamiken vilket blir svårt när kontoren fortfarande gapar ödsliga. Även arbetsgivaren har erfarit att arbetet blir utfört, trots att personalen inte finns på plats på kontoret, men var är den viktiga kompetensöverföringen mellan kollegor, hur gick det med gruppdynamiken och vad är kontoret om inte samlingsplatsen för detta?

Man kan sammanfatta insikterna i pandemins spår att man numer inte ser kontorets standardmiljö som ett måste för hur resultatet på arbetet blir samt att man fått en insikt i att kontorets utformning behöver moderniseras och anpassas för att locka till sig personalen tillbaka till kontoren.

Kontoret som nav

Kontoret måste återta sin roll som navet eller centrum för verksamheten. Platsen för arbetet har blivit mindre viktig men behovet av att mötas än större. Kontoret ska ses som mötesplatsen för kompetensutveckling och utbyte av idéer. Därför behövs det skapa nya kreativa multifunktionella miljöer som bättre stöttar arbetsuppgifterna och bidrar till ett effektivt mötande mellan kollegor.  

Krav på variation

Tidigare var en personlig och ergonomisk arbetsplats i fokus för önskemålen och närmast ett krav för att utföra sina arbetsuppgifter. Idag har fokus flyttats till krav på variation av miljöer och rumsliga tekniska funktioner som stöttar arbetet och ökar trivseln på kontoret. Rumsliga variationer, ljus, ljud, luft och tekniska lösningar har blivit en självklarhet. I de flesta undersökningar som görs hävdar de flesta att de längtar tillbaka till kontoret för samvaro med kollegor och kunder och att koncentrerat ensamarbete kanske bäst utförs i hemmet. Kontoret har gått från att vara en arbetsplats till ett smörgåsbord av innovativa dynamiska rumslösningar som är anpassade både vad gäller miljöer som teknik.

Klassiska kontorsmiljöer behöver bytas ut

Eller åtminstone byta skepnad och justeras så att det bättre passar in i arbetsvardagen. Stora konferensrum kanske inte är det som behövs när de flesta möten idag sker som s.k. ”hybridmöten” dvs några på plats och resten via länk. Många möten sker dessutom en till en dvs en person från kontoret och resten via länk. Sådana möten behöver avgränsade mindre rum då det är störande för kollegor att ofrivilligt vara med på mötet eftersom de råkar sitta vid skrivbordet bredvid.

Skrivbordsplatser kommer naturligtvis behövas även framöver men sannolikt i betydligt mindre antal eftersom många väljer att utföra det koncentrerade ensamarbetet från hemmet, i alla fall de dagar man inte har möten med kollegor inbokade. 

Dagar med blandat möten och koncentrerat arbete kräver arbetsbord eller snarare dynamiskt utformade nedslagsplatser, fokusrum, mötesrum av mindre storlek men framförallt öppna projektplatser där man samlar teamet, jobbar ihop del av dag och tar korta möten. Kort och gott har vi blivit mer rörliga och ombytliga i våra krav på vår omgivande miljö i vårt arbete och behöver miljöer som stöttar detta.

Att tänka på

• Kontoret ska ses som ett nav med dynamiska och varierade mötesmiljöer
• Arbetsplatser utformade efter de behov som finns under en arbetsdag istället för traditionella miljöer med gapande tomma skrivbord.
• Kontoret behöver hemmalika miljöer som bidrar till ökad kreativitet
• Mindre storlek på mötesrum
• Projekt/teamplatser för arbete och möte
• Teknik, luft, ljud och ljus viktiga aspekter för ökad trivsel på kontoret