Vikten av tid vid arbetsplatsförändring 

En förändring mot ett aktivitetsbaserat eller verksamhetsbaserat arbetssätt är en trend i vår tid. Oavsett om det handlar om att flytta till nya lokaler eller anpassa de befintliga, är efterfrågan ofta inriktad på att skapa en mer flexibel arbetsmiljö. Men det är viktigt att förstå att en förändring inte enbart handlar om att byta möbler eller lokal. Det kräver en noggrann planering och en klar målbild, där vi tydligt definierar vad det nya arbetssättet innebär och förstår vikten av att ägna tid åt de processer som krävs för en framgångsrik förändring.

Arbetsplatsförändring tar tid

Att tro att det ”bara” handlar om en flytt eller ombyggnation är att mista sig. Det är inte lokalen i sig som ger ett förändrat arbetssätt. Heller inte en arbetsmiljö bestående av fina miljöer som ingen kommunicerat hur man kan använda och när man får använda – avsaknad av spelregler. En arbetsplatsförändring kräver mycket av ledning och organisation för att få till en beteendeförändring inom organisationen. 

Involvera medarbetare i förstudien

Ledningen behöver också involvera sina medarbetare från början då förstudiearbetet av det nuvarande arbetssättet inleds. En ledning som är lyhörd över medarbetarnas behov och eventuella farhågor och har tid till att bearbeta, involvera och implementera har vunnit mycket och har troligen ett lyckat resultat av förändringen i slutänden. Förändringsarbetet kräver tid och kunskap vilket kostar pengar och därför ses som en kostsam, tids och resurskrävande åtgärd. 
Ett antagande som är helt rätt men det som då glöms bort är att en lyckad arbetsförändring ger trygga medarbetare och en hållbar arbetsplats där medarbetarna kan prestera mer då arbetssätt, lokaler och ledning bildar en helhet. Att lokalerna dessutom utnyttjas bättre är ju bara att se som en ekonomisk fördel. Beroende på hur långt man kommit i frågan, hur mycket resurser som används och hur lyhörd hela organisationen är för förändringen så bör man räkna med att förarbetet kräver minst ett halvår till ett år.

Extern hjälp

En arbetsplatsförändring startar med ett djupgående ledningsarbete. För att det ska ske på bästa sätt och med förväntade resultat kan man behöva ta in extern hjälp som lättare kan identifiera behov och fallgropar i förändringen. Genom förstudier och intervjuer framkommer behoven tydligare. Vilka funktioner behövs för att stödja det framtida arbetssättet.
Genom att hålla workshops i mindre grupper där alla får komma till tals ökar nyfikenheten och eventuella motstånd och frågeställningar kan lättare bearbetas. 
När medarbetare förstår hur och varför förändringen sker kommer de också att känna sig trygga med den förändring som de ställs inför. När medarbetare kan se arbetsmiljön som ett redskap har vi eliminerat oro och tvivel.

Börja i rätt ände

Att börja med att söka efter lämplig lokal är att börja i fel ände. Först då behoven är utredda, när vi vet hur mycket lokalyta vi faktiskt behöver, när vi har beslutat ett framtida arbetssätt och fått hela organisationen med på tåget har vi en bra grund till att ta beslut omkring ombyggnad, flytt eller möbelval. 

Kontoret som redskap

Den fysiska miljön bör ses som ett redskap för arbetet. I ett aktivitetsbaserat kontor ses alla miljöer som arbetsplatser oavsett om det handlar om traditionella skrivbord eller loungemiljöer. Att förstå att en soffa likväl är en fullgod arbetsplats för den som för tillfället har behov av en mjukare och ombonad miljö är det stora klivet ifrån traditionellt tänkande till ett agilt arbetssätt. Att arbeta i en aktivitetsbaserad miljö innebär att både inredning, funktioner och arbetssätt är flexibla.

• Tillåt att processen får ta tid – planera
• Involvera alla
• Implementera
• Ta hjälp av expertis